Dotychczas pisaliśmy zarówno o różnych urządzeniach fiskalnych, jak i obowiązkach, które towarzyszą ich stosowaniu. Warto jednak omówić nieco bardziej szczegółowo zagadnienie związane z początkiem użytkowania kasy lub drukarki rejestrującej. Nie można bowiem zapominać o tym, że sam zakup urządzenia nie pozwala jeszcze na prowadzenie ewidencji oraz wystawianie paragonów fiskalnych. Podatnik musi najpierw prawidłowo zainstalować wybrany model.

Rozporządzenie Ministra Finansów

Kolejne etapy instalacji kasy fiskalnej nie są oczywiście naszym wymysłem 😉 Procedury te zostały zdefiniowane przez oddzielne Rozporządzenie Ministra Rozwoju. Dokument z 14 marca 2013 roku zawiera więc wszystkie wytyczne, które są niezbędne do prawidłowego zarejestrowania urządzenia – zarówno pierwszego, jak i kolejnego. Co więcej, we wspomnianym Rozporządzeniu znajdują się wzory zawiadomień. Można z nich skorzystać przy przechodzeniu przez kolejne etapy procedury instalacyjnej.

Od zgłoszenia do numeru ewidencyjnego

Zgodnie z Rozporządzeniem MF, procedura instalacyjna kasy powinna się zacząć od zgłoszenia liczby urządzeń oraz miejsc ich stosowania. Dokument tego typu należy złożyć do właściwego US najpóźniej 1 dzień przed planowanym rozpoczęciem ewidencji sprzedaży. To bardzo istotny etap, gdyż na jego podstawie można później skorzystać ze zwrotu za zakup pierwszej kasy. Natomiast w kolejnym kroku obowiązkiem podatnika jest zlecenie fiskalizacji urządzenia. Czynność tę zazwyczaj wykonuje serwisant z firmy, w której przedsiębiorca kupi swoją kasę. A kiedy już urządzenie zostanie uruchomione w trybie fiskalny, należy zawiadomić o tym fakcie właściwy Urząd Skarbowy – w terminie do 7 dni, licząc od daty przeprowadzenia fiskalizacji.

Kasa uruchomiona w trybie fiskalnym będzie już pozwalała na zgodne z przepisami rejestrowanie obrotu. Jednakże, podatnik nie może zapomnieć o tym, że na koniec całej procedury otrzyma od US numer ewidencyjny urządzenia. I co najważniejsze, należy go umieścić (numer) na obudowie kasy. Numer ewidencyjny powinien się znajdować w widocznym miejscu. Ponadto, należy go nanieść na obudowę urządzenia w trwały sposób.

Konsekwencje braku kasy fiskalnej

Instalacja kasy fiskalnej jest ściśle powiązana z obowiązkiem prowadzenia ewidencji przy użyciu urządzenia rejestrującego. Przykładowo: podatnik musi wdrożyć w swojej firmie technologię tego typu w odpowiednim terminie, jeśli przekroczy roczny limit obrotu. Natomiast niedopełnienie wspomnianego obowiązku wiąże się z dotkliwymi konsekwencjami. Po pierwsze, uniemożliwi to skorzystanie z ulgi, która przysługuje przy zakupie pierwszego urządzenia fiskalnego. Po drugie, będzie groziło karą grzywny – nawet do 180 stawek dziennych.