O konieczności przechowywania kopii paragonów

Posted by   admin   |   Categories :   Drukarki fiskalne, Kasy fiskalne, Porady

Nie jest nowością, że wielu przedsiębiorców, trudniących się handlem towarami i usługami na rzecz klientów indywidualnych, musi korzystać z urządzeń fiskalnych. Tym bardziej, że grupa działalności zwolnionych z tej konieczności z każdym rokiem maleje – i nie wydaje się raczej, żeby tendencja ta miała ulec większym zmianom. Niemniej, zazwyczaj główny nacisk kładzie się na obowiązek zakupu i prawidłowej rejestracji kasy lub drukarki fiskalnej. A przecież wymogów zawartych w przepisach jest więcej i w dodatku dotyczą one dalszego toku prowadzenia sprzedaży.

Prawidłowa ewidencja obrotu często nie jest możliwa, jeśli nie prowadzi się jej za pomocą urządzenia fiskalnego. Ono zaś nie może być używane bez wcześniejszej, poprawnej rejestracji w Urzędzie Skarbowym oraz instalacji przez uprawniony serwis. Ale nawet realizacja tych punktów nie zapewnia jeszcze, że prowadzimy sprzedaż zgodnie z prawem. Bo oprócz wydawania klientom paragonów przy każdej transakcji, podatnik ma jeszcze kilka obowiązków do spełnienia. Wystarczy choćby wyliczyć wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych lub zgłaszanie urządzenia fiskalnego na przegląd techniczny (nie rzadziej, niż co 2 lata, zresztą). Dziś jednak pomówimy o innym – o przechowywaniu kopii paragonów.

Paragon wydajesz, kopię zachowujesz – czyli na czym rzecz polega

Zaznaczmy to na wstępie, że mówimy o jednym z podstawowych obowiązków podatnika, wykorzystującego urządzenie fiskalne do prowadzenia sprzedaży towarów i usług na rzecz klientów indywidualnych. Reguła ta jest jasno przedstawiona w przepisach, określonych przez Ministerstwo Finansów. Kopie wystawionych paragonów fiskalnych muszą być przechowywanie przynajmniej przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym te paragony zostały wystawione. Są one bowiem częścią dokumentacji, na podstawie której organy skarbowe stwierdzają prawidłowość prowadzonej przez nas ewidencji obrotu. Nie trzeba chyba wspominać, że brak kopii może prowadzić do przykrych konsekwencji.

Jeden obowiązek – różne możliwości realizacji

Dawniej nie było wątpliwości co do sposobu spełnienia tego wymogu. Nie było, bowiem istniała tylko jedna droga: wydruk informacji o zarejestrowanych transakcjach na dodatkowej rolce papieru, którą – gdy się skończyła – należało wyjąć i przechowywać w odpowiednich warunkach. Z naciskiem na „odpowiednich”, gdyż papier termiczny niestety nie jest zbyt trwały, a przecież w tym wypadku zawiera dane mające zachować swą czytelność przez kolejne lata. Niemniej, tradycyjne rozwiązanie wciąż funkcjonuje i nada bywa wybierane, ze względu na niższą cenę urządzenia. To jednak potrafi być złudne, ale do tego jeszcze wrócimy.

Obecnie, coraz większą popularność zdobywa nowe rozwiązanie – elektroniczna kopia paragonów, za którą stoi wiele korzyści, zahaczających o różne aspekty prowadzenia działalności handlowej. Rzecz polega na tym, że niezbędne dane nie są już drukowane na dodatkowej rolce (pozostaje więc tylko jedna, do wystawiania dowodów sprzedaży dla klientów), lecz umieszczane w formie cyfrowej na niedużej, standardowej karcie pamięci (zazwyczaj SD lub microSD). Co to daje? Przede wszystkim – koniec z gromadzeniem wielu papierowych rolek. Nie jest to już potrzebne do realizacji omawianego obowiązku. Ponadto, zmniejszamy koszty, związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych (w końcu, pracujemy na tylko jednej rolce). A co więcej, ułatwiamy sobie archiwizację danych (proste i szybkie przenoszenie ich na komputer), ich podgląd oraz zabezpieczanie (wystarczy kopie umieścić na dodatkowych nośnikach, takich jak dysk zewnętrzny czy płyta DVD). Jak widać, jedno rozwiązanie na miarę dzisiejszych technologii użytkowych, a można mieć z niego wiele pożytku.

Czy rzeczywiście wychodzi drogo?

Mimo jasnych dla nich korzyści, podatnicy nierzadko rezygnują z elektronicznej kopii paragonów. Powód? Opcja ta podwyższa cenę urządzenia fiskalnego, na które chcieliby wydać jak najmniej (skoro taki już mają obowiązek). Owszem, dodatkowe koszty na początku działalności handlowej nie brzmią sympatycznie – niemniej, skoro przedsiębiorstwo ma trwać na rynku, warto pomyśleć przyszłościowo, dalekosiężnie. Urządzenie z elektroniczną kopią zużywa o wiele mniej papieru, za który normalnie musielibyśmy zapłacić, korzystając z kasy lub drukarki opartej na tradycyjnym rozwiązaniu. Zatem, nabywając nowocześniejszy model, nie tylko kupujemy sobie wygodę, ale też możemy liczyć na zwrot poniesionych kosztów.

 

Jednak bez względu na to, jakie rozwiązanie wybierzemy – tradycyjne, czy elektroniczne – musimy pamiętać, że przechowywanie kopii wystawionych paragonów to obowiązek nie do zlekceważenia.

16 września, 2016

Tagi: , , , , , , , , , , , , , ,

One thought on “O konieczności przechowywania kopii paragonów

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Podaj właściwe rozwiązanie *