To nie jest wpis dla przedsiębiorców już dość mocno „wgryzionych” w rzeczywistość fiskalną. Oni doskonale zdają sobie sprawę, że przestroga zawarta w tytule tekstu nie jest bezzasadna. Ale dla tych, którzy dopiero mają rozpocząć pracę z urządzeniem rejestrującym, nie musi to być oczywiste. Warto więc powiedzieć kilka słów o książce serwisowej, by uniknąć niepotrzebnych, przykrych konsekwencji.

„Dowód osobisty” urządzenia fiskalnego

Zacznijmy od tego, czym jest książka serwisowa. Można powiedzieć, że pełni ona rolę „dowodu osobistego”, bardziej jednak związanego z urządzeniem fiskalnym, niż posiadającym je przedsiębiorcą. Zawiera bowiem wszystkie najważniejsze informacje na temat tej konkretnej kasy lub drukarki. Z książki serwisowej dowiemy się, jakie są jej nazwa i model, numer fabryczny i unikatowy, a także adres siedziby firmy odpowiedzialnej za fiskalizację oraz dane producenta, serwisanta głównego i serwisanta rezerwowego.

Czemu służy i gdzie powinna się znajdować?

Do książki serwisowej trafiają notatki związane ze wszelkimi przeglądami technicznymi oraz interwencjami serwisowymi, w jakich wzięło udział nasze urządzenie fiskalne. Ta uaktualniana dokumentacja mówi dokładnie o historii kasy lub drukarki fiskalnej i jej obecnej kondycji. Pełni również rolę dowodu, że nasza działalność handlowa przebiega zgodnie z panującymi zasadami – zarówno dla serwisanta, jak i przedstawiciela organów skarbowych. W przypadku wizyty któregoś z nich jesteśmy zobowiązani na jego prośbę okazać książkę serwisową – dlatego, wedle przepisów, musi ona znajdować się w miejscu instalacji danej kasy lub drukarki, przez cały okres jej pracy. Co więcej, podatnik powinien posiadać ten dokument jeszcze przez 5 lat od momentu zaprzestania korzystania z urządzenia fiskalnego.

Co zrobić, gdy nagle zniknie?

Choć to bardzo ważny dokument, to jak wszystko – może zostać zgubiony lub ulec zniszczeniu. Jak postępować w takiej sytuacji? Przede wszystkim niezwłocznie poinformować o tym zajściu Urząd Skarbowy. W dalszej kolejności – złożyć pisemną prośbę do producenta o wydanie duplikatu książki serwisowej. Jej brak oznacza łamanie przepisów fiskalnych, które może przynieść nieprzyjemne skutki: odmowę ze strony serwisu co do dalszych napraw i konserwacji urządzenia, zwrot uzyskanej ulgi za zakup oraz kary grzywny. Warto więc zatroszczyć się o bezpieczne przechowywanie tego dokumentu.