Jak wiadomo, prowadzenie ewidencji obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego wymaga ścisłego przestrzegania konkretnych wymogów, wynikających z przepisów fiskalnych. Dotyczy to każdej osoby, która obsługuje klientów indywidualnych przy użyciu tego typu technologii sprzedaży. Dlatego przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma obowiązek zapoznać ich z zasadami prowadzenia ewidencji i co więcej – udokumentować ten fakt w ramach stosownego, pisemnego oświadczenia.

Wiedza, która obowiązuje każdego użytkownika urządzeń fiskalnych

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą oraz rejestrujący sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych dobrze wiedzą, że posiadanie urządzenia fiskalnego to nie tylko zwykłe „nabijanie na kasę”. Zgodne z prawem ewidencjonowanie obrotu wymaga spełnienia różnych, zawartych w przepisach obowiązków. Rzecz w tym jednak, że nie tylko oni korzystają z tego typu technologii sprzedaży. Niezmiernie często bowiem zdarza się, że przedsiębiorcy zatrudniają pracowników, którzy również obsługują klientów przy użyciu kas oraz drukarek fiskalnych online. Natomiast z pewnością nie oznacza to jakiejkolwiek zmiany w odpowiedzialności za prawidłowo prowadzoną ewidencję sprzedaży towarów lub usług.

Co więcej, przedsiębiorca ma bezwzględny obowiązek zapoznać z zasadami prowadzenia ewidencji każdego pracownika, do którego zadań będzie należała obsługa urządzeń fiskalnych. I to nim on przystąpi do pracy z kasą lub drukarką rejestrującą. Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, a konkretnych informacji dostarcza załącznik nr 1 do wspomnianego aktu prawnego. Jego treść precyzuje kwestię, z jakimi zasadami prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej musi zostać zapoznany pracownik, który będzie obsługiwał tego typu technologie sprzedaży. W dużej mierze kładzie nacisk na fakt, że każdą transakcję trzeba zarejestrować przy użyciu wspomnianego urządzenia, a także poprawnie wystawić i wydać klientowi paragon. Z podkreśleniem, że takiego dokumentu nie można zastąpić innym – choćby wydrukiem z terminala, potwierdzającym płatność elektroniczną (co, niestety, potrafi należeć do częstych przypadków). Zresztą, w załączniku nr 1 znajdziemy też informacje na temat konsekwencji, jakie mogą wyniknąć z faktu niewystawienia czy niewydania paragonu fiskalnego nabywcy towarów lub usług.

Sformalizowanie zapoznania z zasadami prowadzenia ewidencji

Jeśli chodzi o spełnienie obowiązków zawartych w przepisach, nie wystarczy zapoznać zatrudnione osoby z zasadami prowadzenia ewidencji obrotu. Z każdą z nich trzeba ten fakt sformalizować. Mowa o sporządzeniu odpowiedniego oświadczenia, które w sposób udokumentowany potwierdzi przeprowadzenie opisywanej procedury. Należy je stworzyć w oparciu o wzór, który również znajduje się w załączniku nr 1 do przywołanego Rozporządzenia Ministra Finansów. Taki dokument powinien więc zawierać np. dane przedsiębiorcy oraz zatrudnionego w jego firmie pracownika czy datę dopełnienia tych formalności. Co więcej, oświadczenie musi być sporządzone w dwóch identycznie brzmiących egzemplarzach. Każdy z nich powinny podpisać obie strony. W rezultacie jeden egzemplarz oświadczenia trafia do osoby zatrudnionej, drugi zaś zostaje u przedsiębiorcy (nie ma np. konieczności przekazywania kopii innym podmiotom). I tak jak już było wspomniane – działanie to również należy przeprowadzić jeszcze zanim pracownik rozpocznie obsługę klientów przy użyciu kasy bądź drukarki fiskalnej.